會(huì)展策劃步驟及流程方案
會(huì)展策劃步驟
1. 對(duì)企業(yè)進(jìn)行有針對(duì)性的市場(chǎng)調(diào)研 收集有關(guān)本項(xiàng)目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動(dòng)資料。對(duì)收集的資料分類(lèi)編排，結(jié)集歸檔。
2. 制定詳細(xì)完整的會(huì)展策劃方案，確定會(huì)展的目標(biāo)市場(chǎng)、會(huì)展的規(guī)模、展品的選擇，評(píng)估觀眾數(shù)量的多少和展覽面積的大小以及參展的費(fèi)用預(yù)算。
3. 實(shí)施前的培訓(xùn)讓全體的實(shí)施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實(shí)施方案的工作方法、步驟和技巧。
4. 印刷材料的設(shè)計(jì)制作利用會(huì)展的會(huì)刊、展前快訊、媒體報(bào)道等手段來(lái)進(jìn)行前期宣傳，擴(kuò)大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。
5. 展臺(tái)的布置及展示設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺(tái)的人員配備。
6. 相關(guān)的會(huì)展服務(wù) 根據(jù)參加會(huì)議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車(chē)輛;根據(jù)參會(huì)人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會(huì)，推薦不同的用餐地點(diǎn);根據(jù)參會(huì)人員的喜好，為其設(shè)計(jì)不同的休閑方式設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂(lè)設(shè)施。
7. 做好對(duì)活動(dòng)的評(píng)估開(kāi)好總結(jié)會(huì)，做好善后公關(guān)工作。
會(huì)展策劃的基本流程：
一 成立策劃工作小組
人員 事務(wù)
策劃主管 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通整個(gè)小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的`制定和修訂
策劃人員 負(fù)責(zé)編擬會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃
文案撰寫(xiě)人員 負(fù)責(zé)撰寫(xiě)各類(lèi)會(huì)展文案，包括會(huì)展常用文書(shū)、會(huì)展社交文書(shū)、會(huì)展推介文書(shū)、會(huì)展合同等
美術(shù)設(shè)計(jì)人員 負(fù)責(zé)各類(lèi)各種類(lèi)型視覺(jué)形象設(shè)計(jì)，如廣告設(shè)計(jì)、展示空間設(shè)計(jì)，此負(fù)責(zé)人要求能熟練運(yùn)用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等軟件
市場(chǎng)調(diào)查人員 負(fù)責(zé)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查并編寫(xiě)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告
媒體聯(lián)絡(luò)人員 進(jìn)行媒體宣傳推廣
二 進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查與分析
會(huì)展市場(chǎng)調(diào)查與分析是會(huì)展策劃的基礎(chǔ)。
其針對(duì)的內(nèi)容也十分廣泛，主要包括五個(gè)方面：
1.產(chǎn)業(yè)環(huán)境;
2.目標(biāo)市場(chǎng);
3.政策法規(guī);
4.同類(lèi)會(huì)展;
5.自身資源。
三 制定會(huì)展項(xiàng)目的行動(dòng)方案
制定一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的方案是會(huì)展項(xiàng)目順利開(kāi)展的重要前提，選擇合適的時(shí)間，合適的地點(diǎn)，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內(nèi)容。
會(huì)展策劃方案具體化，應(yīng)形成一個(gè)可供操作的具體措施。其間得需明確以下內(nèi)容：會(huì)展項(xiàng)目的目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)的環(huán)境、會(huì)展項(xiàng)目營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)略要素、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展、會(huì)展策劃方案的效果與評(píng)估、會(huì)展策劃方案實(shí)施的附加條件。
設(shè)計(jì)行動(dòng)日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會(huì)展項(xiàng)目的行動(dòng)日程必須精心設(shè)計(jì)，策劃方案的制作、方案的實(shí)施不得延誤，每個(gè)步驟的開(kāi)始和結(jié)束都應(yīng)有時(shí)間的規(guī)定和限制，以保證方案的實(shí)施能夠順利進(jìn)行，否則就會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)展的成功舉辦。
四 制定預(yù)算方案
制定一份會(huì)展項(xiàng)目預(yù)算方案一般包括的內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：
1.場(chǎng)地費(fèi)用;
2.行政管理費(fèi)用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費(fèi)用等;
3.宣傳推廣費(fèi)用;
4.招展、招商費(fèi)用
5.相關(guān)活動(dòng)經(jīng)費(fèi);
6.其他。
會(huì)展項(xiàng)目收入來(lái)源：
1.會(huì)務(wù)費(fèi)或展位費(fèi)收入;
2.門(mén)票收入;
3.企業(yè)贊助收入;
4.其他。
五 撰寫(xiě)項(xiàng)目策劃方案
抓安歇會(huì)展項(xiàng)目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書(shū)面材料，即策劃書(shū)，也稱企劃案，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動(dòng)方案、效益預(yù)測(cè)、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一。其可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)以及廣告策劃書(shū)、宣傳手冊(cè)等圍繞某次戰(zhàn)前、戰(zhàn)中以及展后的所有策劃文案。
六 評(píng)估與修正
評(píng)估與修正的內(nèi)容主要包括項(xiàng)目評(píng)估、階段考評(píng)、最終考評(píng)和反饋改進(jìn)等內(nèi)容。
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