商務(wù)函件的格式

時間：2025-01-03 14:04:55 毅霖公函我要投稿

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關(guān)于商務(wù)函件的格式范文

　　函是指不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項時所使用的公文。函是一種平行文。今天，小編給大家介紹的是關(guān)于商務(wù)函件的格式范文，希望對大家有幫助。

關(guān)于商務(wù)函件的格式范文

　　商務(wù)函件的格式

　　一、商務(wù)函件的概念

　　（1）商務(wù)函件的概念

　　商務(wù)函件是用來商洽工作、聯(lián)系業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)有關(guān)具體實際問題的一種公文。

　　（2）商務(wù)函件的結(jié)構(gòu)及寫作方法

　　函件是平行文。在寫作時，一般包括四大部分：標(biāo)題、行文對象、正文、落款。

　　①標(biāo)題一般采用公文規(guī)范標(biāo)題法，即標(biāo)題由發(fā)函機關(guān)、事由、受函機關(guān)和文種組成。也有的只有事由和文種。

　　②行文對象是指公函受文者，寫在事由之下的第一行左邊，頂格，后面加冒號。

　　③正文是公函的內(nèi)容即事項，是發(fā)函者要告訴對方的具體事情，由三部分組成，即發(fā)函因由，發(fā)函事項以及結(jié)語等，事項部分基本上是敘述和說明的方法，如有要求部分則要根據(jù)行文內(nèi)容來安排，不可過多。結(jié)語多使用“特此復(fù)函”。

　　④落款。包括發(fā)函單位的名稱和主要負責(zé)人的簽名以及日期。

　　二、函件的寫作格式

　　1、函的標(biāo)題、字號和主送機關(guān)

　　（1）函的標(biāo)題

　　作為正式公文的函，其標(biāo)題和一般公文的寫法一樣，由發(fā)文機關(guān)名稱、主要內(nèi)容（事由）、文種組成。較完全的寫法如《國務(wù)院辦公廳對國家工商行政管理局關(guān)于貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關(guān)問題請示的復(fù)函》、《國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函》等。也可以采用省略發(fā)文機關(guān)名稱的寫法，如《關(guān)于請求批準xx市節(jié)約能源中心編制的函》。

　　（2）函的發(fā)文字號

　　公函要有正規(guī)的發(fā)文字號，寫法與一般公文相同，由機關(guān)代字、年號、順序號組成。大機關(guān)的函，可以在發(fā)文字號中顯示“函”字。如《國務(wù)院公報》20xx年第10號同時發(fā)表了國務(wù)院辦公廳以“國辦函〔xxx〕xx號”為發(fā)文字號的七篇復(fù)函。

　　（3）函的主送機關(guān)

　　函的行文對象一般情況下是明確、單一的，所以多數(shù)函的主送機關(guān)只有一個。但有時內(nèi)容涉及部門多，也有排列多個主送機關(guān)的情況。

　　2、函的正文

　　（1）發(fā)函緣由

　　這是函的開頭部分，主要說明發(fā)函的根據(jù)、目的、原因等。如果是復(fù)函，則先引用對方來函的標(biāo)題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，說明緣由。這部分結(jié)束時，常用一些習(xí)用的套語轉(zhuǎn)入下一部分，如“現(xiàn)將有關(guān)情況說明如下”、“現(xiàn)就有關(guān)問題函復(fù)如下”等。

　　（2）事項

　　這是函的主體部分，有關(guān)某項工作展開商洽、有關(guān)某一事件提出詢問或作出答復(fù)、有關(guān)事項提請批準等內(nèi)容，都在這部分予以表達。

　　（3）希望請求

　　這是結(jié)尾部分，向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ蛘埱蟆；蛳Ｍ麑Ψ浇o予支持和幫助，或希望對方給予合作，或請求對方提供情況，或請求對方給予批準等等。最后，另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等慣用結(jié)語收束。

　　函的寫作要注意用語的分寸，因是平行文，語言要平和禮貌，但要避免阿諛逢迎。還要注意針對性和時效性。

　　三、商務(wù)函件范文

xx公司：

　　貴方有關(guān)保險事宜的6月25日來函知悉，特函告如下：

　　一、綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下，我們一般投保水漬險和戰(zhàn)爭險。如貴方愿投保綜合險，我方可以稍高的保費代保此險。

　　二、破碎險。破碎險是一種特別保險，需收取額外保費。該險現(xiàn)行保險費率為2%，損失只賠超過5%的部分。

　　三、保險金額。我方注意到貴方欲為裝運給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保，我方當(dāng)照此辦理。

　　我方希望上述答復(fù)將滿足貴方的要求，并等候貴方的答復(fù)。

　　xx公司

　　20xx年xx月xx日

　　函件格式

　　函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

　　由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

　　（一）首部。主要包括標(biāo)題、主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。

　　1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

　　2、主送機關(guān)。即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

　　（二）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

　　1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。

　　（三）結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

　　（四）結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　（五）結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

　　署名機關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。

　　撰寫函件應(yīng)注意的問題

　　函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。

　　其次，函也有時效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)等活動的正常進行。

　　公文函的分類

　　公文函可以從不同角度分類：

　　（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

　　（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。

　　（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。

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