發邀請函的步驟
1. 建立聯系人
excel列表，把每個“元素”：都拆細，例如姓名（若需要單獨用到姓，例如“陳先生”，則還要把姓和名各自放一列），單位，職務，稱呼，郵箱地址（一格只放一個），地址，郵編等。這是一切數據的來源，可用來生成任何格式的文檔。
2. 建立邀請信
word文檔，和之前的excel放在同一個文件夾里。調整好格式等。如需打印信封，也一樣制 作一個word文檔。
3. 郵件合并功能。
（1）選擇形式，是信函，還是電子郵件。
（2）選擇收件人，“使用現有的表”，選擇剛才做好的excel（word2010似乎可以選擇任意文件夾的excel表，2003的好像不行）。
（3）編輯收件人列表，選擇要插入的聯系人，若是全部都要使用，就略過這一步。
（4）插入域。在需要插入“內容”，例如姓名的地方點擊“插入合并域”，選擇插入“姓名”，這時在word文檔 出現<<姓名>>類似的標志。
（5）預覽結果。點擊預覽結果后，可以看到<<>>被替換成excel里的第一個姓名，在預覽結果的'菜單欄那里有箭頭，可以前后地查看結果。
（6）完成合并。選擇發送批量電子郵件，或者批量打印。甚至可以保存成一個一個獨立的文檔。
4. 高級功能。
如果安裝了acrobat（不是reader），就有一個合并到pdf的按鈕。對于發送不可編輯的文檔，最好是存成pdf，防止瀏覽的時候出錯或者對方打不開高版本的word。例如這次我要發給許多港澳人士，邀請函轉成繁體字，但是有時word會在對方電腦上顯示出錯，所以我都用pdf批量發送電子郵件。
【總結】
1. excel做數據庫
——2. word做模版——3.數據用“郵件合并”插入word. ——4. 批量生成所需的文件。
附圖：在2010里很直觀方便，按從左往右的圖標一步一步做就好了。
【發邀請函的步驟】相關文章：
分手發的句子04-12
花瓣的剪紙步驟04-21
制作剪紙的步驟03-31
剪窗花的步驟02-27
螃蟹的剪法步驟02-25
窗花的剪法步驟02-23
寫作的基本步驟09-20
財務分析的步驟12-08
雞的剪紙的步驟04-21
發豆芽的觀察日記04-16