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業(yè)主檔案管理制度（精選15篇）
隨著社會不斷地進步，我們每個人都可能會接觸到制度，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準則。擬定制度需要注意哪些問題呢？以下是小編幫大家整理的業(yè)主檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
業(yè)主檔案管理制度 1
第一條所有檔案資料，由業(yè)主委員會指定專人負責保管。
第二條各種檔案資料應(yīng)分類進行登記、編號，妥善保管。
第三條檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。
第四條檔案資料主要包括:
(一)各類會議記錄、紀要;
(二)業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料;
(三)各屆業(yè)主委員會產(chǎn)生、備案的材料;
(四)山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊及業(yè)主聯(lián)系方式;
(五)訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同;
(六)山莊標識，有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件;
(七)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;
(八)維修資金收支情況清冊;
(九)會議錄音、錄像、照片等;
(十)竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料;
(十一)設(shè)施設(shè)備的'安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術(shù)資料;
(十二)物業(yè)工程驗收和質(zhì)量保修文件，物業(yè)使用說明文件;
(十三)物業(yè)管理所必需的其他資料，包括物業(yè)交費統(tǒng)計表、物業(yè)經(jīng)營開支統(tǒng)計表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊等;
(十四)其它有關(guān)材料。
第五條委員因工作需要須查閱檔案資料，并認真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。
第六條業(yè)主查閱檔案資料，須經(jīng)兩名業(yè)委會委員簽字同意，并辦理查閱手續(xù)，不得將資料帶出檔案室。
第七條查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán)，依法保守秘密，若泄密依法承擔全部責任。
第八條因管理不當，發(fā)生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應(yīng)承擔相應(yīng)責任并賠償由此產(chǎn)生的損失。
第九條本制度經(jīng)業(yè)主委員會會議通過，按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。
業(yè)主檔案管理制度 2
管理處的服務(wù)過程是小區(qū)運營的最基本的組成部分。負責公共區(qū)域各地點的各項服務(wù)場地管理，也是面對業(yè)主各類服務(wù)關(guān)系。管理處的`工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。
1、管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):
管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容，才可能更好的服務(wù)業(yè)主。
2、管理處業(yè)主管理的日常工作包括:
及時上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應(yīng)及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系，加強橫向溝通;
做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進;
接聽業(yè)主投訴，解決業(yè)主投訴;
接聽業(yè)主工程報修電話，及時聯(lián)系修復(fù);
3、業(yè)主檔案管理
業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般
業(yè)主檔案包括以下的資料:
收集業(yè)主單位資料
業(yè)主繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
業(yè)主裝修工程文件
業(yè)主遷入時填具之資料
業(yè)主資料補充
業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料
緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料
業(yè)主與管理處往來文件
業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄
業(yè)主請修記錄
業(yè)主投訴記錄
10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
業(yè)主檔案管理制度 3
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責
1、服務(wù)中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成，如:xxx-xx-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司xx管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的`檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當發(fā)生下列情況變化時，服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
業(yè)主檔案管理制度 4
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的`檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
業(yè)主檔案管理制度 5
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的`內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
業(yè)主檔案管理制度 6
1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶家庭資料
業(yè)戶聯(lián)系電話
包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話，如家庭電話、單位電話、手機、呼機、E-mail地址等。
業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料
包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。
業(yè)戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。
業(yè)戶反饋資料
包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的，其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內(nèi)裝修管理::資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
業(yè)戶檔案的`收集
xx物業(yè)設(shè)立檔案室，建立相應(yīng)規(guī)章制度，對業(yè)戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā)，擴大資料來源，從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔，實行業(yè)戶一戶一檔。
業(yè)戶權(quán)籍資料管理
從業(yè)戶入伙開始，應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作，權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔，應(yīng)做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料，動態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況，為業(yè)戶需求提供服務(wù)。
業(yè)戶檔案的整理
各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料，統(tǒng)一交檔案員集中整理，整理的重點根據(jù)資料內(nèi)容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。
3、業(yè)戶檔案的歸檔
xx廣場xx號樓項目管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。xx物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系，將資料分類有序地保存，并輸入計算機存檔，運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
4、檔案的利用
為業(yè)戶服務(wù)工作及時提供檔案資料，直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù)，從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
5、業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴格的規(guī)定，借閱必須由具備規(guī)定條件::的人員經(jīng)登記后方可借出，歸還時須由專人進行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴重時追究有關(guān)人員的責任。業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作，計算機使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。
業(yè)主檔案管理制度 7
1.項目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負責監(jiān)督保管，由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可，他人不得動用。
3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)確認后方可離任。
6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書面確認，如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符合要求的保管責任人將做適當處分。
9.物業(yè)檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的'，管理處將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。
業(yè)主檔案管理制度 8
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復(fù)印一份存檔。
（2）凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。
（4）文件的電腦存檔。
（5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準。
3、借閱時，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領(lǐng)用誰保管誰負責”的.管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領(lǐng)用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應(yīng)先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應(yīng)焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
業(yè)主檔案管理制度 9
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請示，未經(jīng)批準不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時檢查、核對檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異常或丟失，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的`檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經(jīng)過認真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。
業(yè)主檔案管理制度 10
一、業(yè)委會檔案內(nèi)容
(一)《業(yè)主大會議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》、《專項維修資金管理規(guī)約》文本;
(二)業(yè)主委員會、業(yè)主大會會議記錄、紀要;
(三)業(yè)主委員會、業(yè)主大會作出的決議、決定等書面材料、公示、公告及圖片、照片;
(四)各屆業(yè)主委員會備案證等材料;
(五)業(yè)主清冊及聯(lián)系方式;
(六)訂立的物業(yè)服務(wù)合同以及共有部分利用形成的協(xié)議;
(七)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)之間業(yè)務(wù)往來的'文件;
(八)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;
(九)維修資金收支情況清冊、賬目公告文本及審計報告;
(十)公共收益收支情況清冊、帳目公告文本及審計報告;
(十一)經(jīng)業(yè)主大會表決審定的改建、重建建筑物及其附屬設(shè)施的方案;
(十二)其他涉及到業(yè)主共同利益的有關(guān)材料。
二、業(yè)委會檔案的形成
檔案資料包括一切文字資料，影像資料和實物;委員同意簽字的各類原始文件和蓋章文本或復(fù)印件。
三、檔案使用后需及時移交
業(yè)委會各委員在工作當中形成的文件在使用完畢后應(yīng)及時移交檔案管理人員。
四、檔案由專人管理
本屆業(yè)委會由業(yè)委會秘書責檔案管理工作。檔案管理人員要忠于職守、自覺遵守檔案管理制度，做好檔案收集、整理、歸檔工作。
五、檔案借閱實行登記制度
不可將檔案借離業(yè)委會辦公室，借閱完畢后要及時歸放至檔案柜原存放位置。由于借閱人原因造成文件損毀的，由借閱人承擔相應(yīng)責任。
六、檔案分類保管
檔案管理人員按照保管期限或類別項目進行保管，并應(yīng)排列有序，柜門上鎖。
七、檔案的移交
新一屆業(yè)委會選舉產(chǎn)生后，在十日內(nèi)辦理檔案移交手續(xù)，同時做好移交清單，交接雙方應(yīng)當面按移交清單逐一清點清楚。拒不履行正常移交義務(wù)的，新一屆業(yè)主委員會可以請求街道辦事處督促移交，公安機關(guān)協(xié)助督促移交。
業(yè)主檔案管理制度 11
一、目的
為了規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作，確保檔案資料的完整性、準確性、安全性和保密性，有效服務(wù)于物業(yè)管理工作，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)所有業(yè)主檔案的管理。
三、檔案內(nèi)容
1.業(yè)主基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系電話、電子郵箱、工作單位等。
2.房產(chǎn)信息：房屋坐落位置、房號、建筑面積、戶型結(jié)構(gòu)、購房合同編號、產(chǎn)權(quán)證書編號等。
3.入住信息：入住時間、入住手續(xù)辦理情況、鑰匙領(lǐng)取記錄等。
4.繳費信息：物業(yè)費、水電費、燃氣費等各類費用的繳費記錄，包括繳費時間、金額、繳費方式等。
5.維修記錄：房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的維修申請、維修內(nèi)容、維修時間、維修人員、維修費用等信息。
6.投訴與建議記錄：業(yè)主提出的各類投訴與建議的內(nèi)容、處理時間、處理結(jié)果、反饋情況等。
四、檔案收集
1.業(yè)主辦理入住手續(xù)時，由客服人員負責收集業(yè)主的基本信息、房產(chǎn)信息等資料，并填寫《業(yè)主檔案信息登記表》。
2.在日常物業(yè)管理過程中，各部門應(yīng)及時將與業(yè)主相關(guān)的繳費信息、維修記錄、投訴與建議記錄等資料報送至檔案管理部門。
3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門報送的資料進行審核，確保資料的完整性和準確性。對于不完整或不準確的資料，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行補充和修正。
五、檔案整理與歸檔
1.檔案管理人員應(yīng)按照一戶一檔的原則，對業(yè)主檔案進行分類整理。將業(yè)主的基本信息、房產(chǎn)信息等作為主檔案，將繳費信息、維修記錄、投訴與建議記錄等分別整理成冊，作為附屬檔案。
2.對整理好的`檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查詢和管理。
3.將編號后的檔案按照編號順序依次存入檔案柜中，并建立檔案目錄索引，以便快速查找檔案。
六、檔案保管
1.業(yè)主檔案應(yīng)存放在專門的檔案室內(nèi)，檔案室內(nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。
2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清理，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、遺失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)和補充。
3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制、修改或銷毀業(yè)主檔案。
七、檔案借閱
1.內(nèi)部員工因工作需要借閱業(yè)主檔案時，應(yīng)填寫《業(yè)主檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，方可借閱。
2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。
3.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或抽取、拆散檔案材料。
4.外部單位或人員如需查閱業(yè)主檔案，應(yīng)持單位介紹信或個人身份證明，并經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理簽字批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱時，不得將檔案帶出檔案室。
八、檔案銷毀
1.對于超過保存期限或無保存價值的業(yè)主檔案，檔案管理人員應(yīng)提出銷毀申請，經(jīng)物業(yè)管理公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后，方可銷毀。
2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，并由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同在場。銷毀時，應(yīng)采取安全、環(huán)保的方式，確保檔案徹底銷毀。
3.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)及時在檔案目錄索引中注明檔案的銷毀時間、銷毀原因等信息，并將銷毀記錄存檔備查。
九、附則
1.本制度由物業(yè)管理公司負責解釋和修訂。
2.本制度自發(fā)布之日起施行。
業(yè)主檔案管理制度 12
一、總則
1.為加強業(yè)主檔案管理，提高檔案利用效率，保障業(yè)主合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本物業(yè)管理實際情況，特制定本制度。
2.業(yè)主檔案是指在物業(yè)管理活動中形成的，反映業(yè)主及其物業(yè)基本情況、相關(guān)權(quán)益和管理服務(wù)過程的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
二、檔案管理職責
1.物業(yè)管理公司設(shè)立專門的檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負責業(yè)主檔案的全面管理工作。
2.客服部、工程部、財務(wù)部等部門負責收集、整理與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的'業(yè)主檔案資料，并及時移交檔案管理部門。
3.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉物業(yè)管理業(yè)務(wù)流程，嚴格遵守檔案管理法規(guī)和本制度的規(guī)定。
三、檔案資料分類
1.業(yè)主個人資料：包括業(yè)主及家庭成員的身份證明文件、戶籍信息、聯(lián)系方式、職業(yè)信息等。
2.物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料：房屋所有權(quán)證、土地使用權(quán)證、購房合同、抵押合同等相關(guān)產(chǎn)權(quán)證明文件。
3.物業(yè)交付資料：房屋交付驗收記錄、裝修申請及審批文件、入住通知書、鑰匙交接記錄等。
4.物業(yè)服務(wù)資料：物業(yè)服務(wù)合同、繳費通知、繳費憑證、投訴處理記錄、滿意度調(diào)查結(jié)果、維修保養(yǎng)計劃及記錄等。
四、檔案收集與整理
1.檔案收集
業(yè)主檔案資料應(yīng)在業(yè)主入住前開始收集，在業(yè)主辦理入住手續(xù)時，客服人員應(yīng)一次性收集齊全業(yè)主的個人資料、產(chǎn)權(quán)資料和交付資料，并填寫《業(yè)主檔案資料收集清單》。
在物業(yè)管理服務(wù)過程中，各部門應(yīng)隨時收集與業(yè)主相關(guān)的各類資料，如維修記錄、投訴記錄等，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。
2.檔案整理
檔案管理人員接收各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標準進行分類整理，將同一業(yè)主的各類資料歸入同一檔案卷宗，并編寫檔案目錄。
對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，以便于檔案的識別、查詢和管理。
五、檔案保管
1.業(yè)主檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房或檔案柜中，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防高溫等防護設(shè)施，確保檔案的安全。
2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)措施。
3.檔案庫房應(yīng)嚴格遵守門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。
六、檔案借閱與利用
1.內(nèi)部員工借閱業(yè)主檔案應(yīng)填寫《業(yè)主檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限和借閱人姓名等信息，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批同意后，方可借閱。
2.借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或遺失，應(yīng)追究借閱人的責任。
3.業(yè)主或其授權(quán)代理人因合法權(quán)益需要查閱或復(fù)制業(yè)主檔案的，應(yīng)持有效身份證件和授權(quán)委托書，經(jīng)物業(yè)管理公司負責人審批同意后，由檔案管理人員在指定地點協(xié)助查閱或復(fù)制，并做好查閱記錄。
4.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)物業(yè)管理工作的需要，主動為各部門提供檔案利用服務(wù)，如提供檔案信息查詢、統(tǒng)計分析等服務(wù)，為物業(yè)管理決策提供依據(jù)。
七、檔案保密
1.業(yè)主檔案涉及業(yè)主個人隱私和商業(yè)秘密，檔案管理人員和其他接觸檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。
2.未經(jīng)業(yè)主書面同意，不得將業(yè)主檔案提供給任何第三方查閱、復(fù)制或使用。
3.對違反保密制度的人員，應(yīng)依法追究其法律責任，并給予相應(yīng)的紀律處分。
八、檔案移交與銷毀
1.當物業(yè)管理公司發(fā)生變更或終止時，應(yīng)將業(yè)主檔案移交給承接的物業(yè)管理公司或相關(guān)部門，并辦理檔案移交手續(xù)。
2.對于超過保管期限且無保存價值的業(yè)主檔案，檔案管理人員應(yīng)提出銷毀申請，經(jīng)物業(yè)管理公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，按照國家有關(guān)檔案銷毀的規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案應(yīng)制作銷毀清單，由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。
九、附則
1.本制度如與國家有關(guān)法律法規(guī)相抵觸，以國家法律法規(guī)為準。
2.本制度由物業(yè)管理公司負責制定、修改和解釋。
3.本制度自發(fā)布之日起施行。
業(yè)主檔案管理制度 13
一、目的
為確保業(yè)主檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、制度化，有效保護業(yè)主隱私，促進物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量的提升，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)業(yè)主檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、借閱、更新、銷毀等全過程管理。
三、檔案管理原則
1.完整性原則：確保業(yè)主檔案資料齊全，涵蓋業(yè)主及其物業(yè)相關(guān)的各個方面信息，不得有遺漏。
2.準確性原則：檔案資料內(nèi)容應(yīng)真實、準確，如實反映業(yè)主及物業(yè)的實際情況，不得虛假、錯誤。
3.安全性原則：采取有效措施保障業(yè)主檔案的實體安全和信息安全，防止檔案被損壞、丟失、泄露。
4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對業(yè)主檔案中的個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息予以保密，不得擅自對外披露。
5.及時性原則：及時收集、整理、更新業(yè)主檔案資料，確保檔案信息與業(yè)主及物業(yè)的實際情況保持一致。
四、檔案內(nèi)容
1.基本信息：業(yè)主姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、學歷、婚姻狀況、聯(lián)系電話、電子郵箱、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。
2.家庭信息：家庭成員姓名、與業(yè)主關(guān)系、年齡、職業(yè)、身份證號碼等。
3.物業(yè)信息：房屋位置、房號、建筑面積、戶型、房屋結(jié)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)性質(zhì)、產(chǎn)權(quán)證書編號、購房合同編號、交付日期、裝修情況等。
4.服務(wù)信息：物業(yè)服務(wù)合同簽訂情況、服務(wù)期限、服務(wù)內(nèi)容、繳費記錄（物業(yè)費、水電費、燃氣費等）、維修服務(wù)記錄（維修申請時間、維修內(nèi)容、維修人員、維修費用、維修結(jié)果等）、投訴建議記錄（投訴建議時間、內(nèi)容、處理情況、反饋結(jié)果等）、參與社區(qū)活動記錄等。
五、檔案收集
1.業(yè)主入住前：由銷售部門提供業(yè)主購房合同、身份證復(fù)印件等基礎(chǔ)資料給物業(yè)管理處。
2.業(yè)主入住時：客服人員負責收集業(yè)主填寫的入住登記表、家庭成員信息表、緊急聯(lián)系人信息表等，并核對銷售部門提供的資料，確保信息準確無誤。同時，收集房屋交付驗收相關(guān)資料，如驗收單、整改記錄等。
3.日常管理中：各部門（客服、工程、財務(wù)等）應(yīng)及時將與業(yè)主相關(guān)的服務(wù)記錄、繳費記錄、維修記錄等資料報送至檔案管理部門。
4.資料收集要求：所有收集的資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并注明資料來源和收集日期。
六、檔案整理與歸檔
1.檔案管理人員應(yīng)按照業(yè)主檔案目錄分類標準，對收集到的資料進行分類整理，將同一業(yè)主的資料歸入同一檔案袋或文件夾。
2.對整理好的檔案進行編號，編號規(guī)則應(yīng)簡單明了、易于識別和管理，一般可采用房號+流水號的方式。
3.歸檔時，應(yīng)將檔案按照編號順序存放在專用檔案柜中，并建立檔案索引目錄，包括業(yè)主姓名、房號、檔案編號、檔案內(nèi)容摘要等信息，以便快速查詢檔案。
七、檔案保管
1.檔案保管環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風、清潔，溫度和濕度適宜，避免陽光直射和有害氣體侵蝕。
2.檔案柜應(yīng)采用防火、防盜、防蟲、防潮等功能的`專用檔案柜，并配備必要的消防器材和防盜設(shè)施。
3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、丟失等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制、補充等措施。
4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的出入庫時間、借閱人、借閱目的、歸還時間等信息，確保檔案流向清晰可查。
八、檔案查閱與借閱
1.內(nèi)部員工查閱業(yè)主檔案：應(yīng)填寫《業(yè)主檔案查閱申請表》，注明查閱理由、查閱范圍、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱時不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。
2.業(yè)主查閱自己的檔案：業(yè)主應(yīng)持本人有效身份證件到物業(yè)管理處申請查閱，檔案管理人員應(yīng)在核實業(yè)主身份后，協(xié)助業(yè)主查閱檔案。業(yè)主如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫《業(yè)主檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)物業(yè)管理處負責人批準后，由檔案管理人員負責復(fù)制，并注明復(fù)制份數(shù)和用途。
3.外部單位或人員查閱業(yè)主檔案：應(yīng)持單位介紹信或個人身份證明，并說明查閱目的和范圍，經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱時不得將檔案帶出物業(yè)管理處。
4.借閱業(yè)主檔案：內(nèi)部員工因工作需要借閱業(yè)主檔案時，應(yīng)填寫《業(yè)主檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和物業(yè)管理處負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過xx天，如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上做任何標記或批注，歸還時檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性和完好性。
九、檔案更新與維護
1.當業(yè)主的個人信息、物業(yè)信息或服務(wù)信息發(fā)生變化時，如業(yè)主姓名變更、房屋買賣、裝修改造、繳費情況變化等，相關(guān)部門應(yīng)及時通知檔案管理部門，并提供相關(guān)證明材料。
2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)收到的信息及時對業(yè)主檔案進行更新，確保檔案信息的準確性和及時性。
3.每年應(yīng)對業(yè)主檔案進行一次全面的清理和維護，對過期、無用的資料進行清理，對檔案進行整理、裝訂、編號等，以保證檔案的規(guī)范性和整潔性。
十、檔案銷毀
1.對于超過保管期限且無保存價值的業(yè)主檔案，檔案管理人員應(yīng)提出銷毀申請，編制《業(yè)主檔案銷毀清單》，注明銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)物業(yè)管理公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究批準后，方可銷毀。
2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同在場，采用粉碎、焚燒等安全、環(huán)保的方式進行銷毀，確保檔案徹底銷毀。
3.銷毀完成后，檔案管理人員應(yīng)在檔案索引目錄中注明檔案已銷毀，并將銷毀清單存檔備查。
十一、培訓(xùn)與考核
1.物業(yè)管理公司應(yīng)定期組織檔案管理人員參加檔案管理知識培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。
2.建立檔案管理工作考核機制，對檔案管理人員的工作績效進行考核，考核內(nèi)容包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、查閱借閱的合規(guī)性、更新維護的及時性等方面，考核結(jié)果與績效工資掛鉤。
十二、附則
1.本制度由物業(yè)管理公司負責解釋和修訂。
2.本制度自發(fā)布之日起施行。
業(yè)主檔案管理制度 14
一、制度背景與目的
隨著物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展，業(yè)主檔案管理的重要性日益凸顯。為了規(guī)范本物業(yè)管理項目中業(yè)主檔案的管理流程，保障業(yè)主信息的安全與完整，提高物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量和效率，特制定本業(yè)主檔案管理制度。
二、適用范圍
本制度適用于本物業(yè)管理項目內(nèi)所有業(yè)主檔案的管理工作，包括但不限于住宅、商業(yè)、寫字樓等各類物業(yè)形態(tài)的業(yè)主檔案。
三、檔案內(nèi)容與分類
1.業(yè)主檔案主要包含以下內(nèi)容：
業(yè)主身份信息：身份證、護照等有效身份證明文件的復(fù)印件，業(yè)主的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、聯(lián)系方式等。
物業(yè)權(quán)屬信息：房屋所有權(quán)證或購房合同的復(fù)印件，房屋面積、戶型、樓層、房號等信息，以及相關(guān)的抵押、租賃等情況記錄。
入住信息：入住通知書、入住手續(xù)辦理記錄、鑰匙交接記錄、業(yè)主家庭成員信息等。
繳費信息：物業(yè)費、水電費、燃氣費、停車費等各類費用的繳費記錄，包括繳費時間、金額、繳費方式、欠費情況等。
維修保養(yǎng)信息：房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的維修保養(yǎng)申請記錄、維修保養(yǎng)內(nèi)容、維修保養(yǎng)時間、維修保養(yǎng)人員、維修保養(yǎng)費用等。
投訴與建議信息：業(yè)主提出的各類投訴與建議的內(nèi)容、時間、處理部門、處理結(jié)果、業(yè)主反饋等。
社區(qū)活動參與信息：業(yè)主參與物業(yè)管理公司組織的.社區(qū)活動的記錄，如活動名稱、參與時間、角色等。
2.根據(jù)檔案內(nèi)容，將業(yè)主檔案分為以下幾類：
基本信息類：主要包括業(yè)主身份信息和物業(yè)權(quán)屬信息。
服務(wù)記錄類：涵蓋入住信息、繳費信息、維修保養(yǎng)信息、投訴與建議信息等。
社區(qū)活動類：記錄業(yè)主參與社區(qū)活動的相關(guān)信息。
四、檔案收集與整理
1.檔案收集
業(yè)主辦理入住手續(xù)時，由客服人員負責收集業(yè)主的基本信息類檔案資料，要求業(yè)主提供完整、準確的信息，并填寫相關(guān)的登記表格。同時，對業(yè)主提供的資料進行初步審核，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或有疑問，應(yīng)及時與業(yè)主溝通解決。
在物業(yè)管理服務(wù)過程中，各部門應(yīng)按照職責分工收集相應(yīng)的服務(wù)記錄類檔案資料。例如，財務(wù)部負責收集繳費信息，工程部負責收集維修保養(yǎng)信息，客服部負責收集投訴與建議信息等。各部門收集到的資料應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)（如每周或每月）提交給檔案管理部門。
社區(qū)活動結(jié)束后，活動組織部門應(yīng)在一周內(nèi)將業(yè)主參與社區(qū)活動的相關(guān)資料提交給檔案管理部門。
2.檔案整理
檔案管理部門收到各部門提交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標準進行分類整理。首先，將同一業(yè)主的各類檔案資料歸集在一起；然后，對每一類檔案資料進行編號，編號規(guī)則應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于識別和管理；最后，將整理好的檔案資料裝入檔案。
業(yè)主檔案管理制度 15
一、總則
1.目的
為了規(guī)范業(yè)主檔案管理工作，確保檔案信息的完整性、準確性、安全性與保密性，有效服務(wù)于物業(yè)管理活動，特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)所有業(yè)主檔案的管理。
3.基本原則
（1）集中管理原則：業(yè)主檔案由物業(yè)管理處指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性與一致性。
（2）完整性原則：全面收集業(yè)主及相關(guān)物業(yè)的各類信息，保證檔案內(nèi)容完整無缺，如實反映業(yè)主與物業(yè)的全貌。
（3）準確性原則：檔案信息應(yīng)真實可靠，及時更新與修正，確保其與實際情況相符，為物業(yè)管理決策提供精準依據(jù)。
（4）保密性原則：嚴格遵守保密法規(guī)，對涉及業(yè)主隱私、商業(yè)秘密等敏感信息予以妥善保護，防止信息泄露。
（5）安全性原則：采取有效措施，防范檔案因自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)故障等原因?qū)е碌膿p壞或丟失，保障檔案實體與信息安全。
二、檔案內(nèi)容
1.業(yè)主基本信息
（1）個人資料：姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、學歷、婚姻狀況、聯(lián)系電話、電子郵箱、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。
（2）家庭信息：家庭成員姓名、與業(yè)主關(guān)系、年齡、職業(yè)、身份證號碼等詳細信息，以及家庭成員的變更情況記錄。
2.物業(yè)產(chǎn)權(quán)信息
（1）房屋產(chǎn)權(quán)證明文件：房屋所有權(quán)證、土地使用權(quán)證、購房合同等的復(fù)印件或掃描件，明確產(chǎn)權(quán)歸屬、面積、戶型、樓層、房號等關(guān)鍵信息。
（2）產(chǎn)權(quán)變更記錄：如有房屋買賣、繼承、贈與等產(chǎn)權(quán)變更情況，需詳細記錄變更時間、原因、涉及的相關(guān)方及變更手續(xù)辦理情況等信息。
3.物業(yè)交付信息
（1）交付驗收記錄：房屋交付時的驗收報告、驗收清單，記錄房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的初始狀態(tài)、是否存在質(zhì)量問題及整改情況。
（2）裝修申請與審批資料：業(yè)主的裝修申請表、裝修設(shè)計方案、裝修公司資質(zhì)信息、物業(yè)管理處的審批意見及裝修過程中的監(jiān)管記錄等。
（3）入住通知書、鑰匙交接記錄：明確業(yè)主入住時間、領(lǐng)取鑰匙的時間與數(shù)量、鑰匙托管或借用記錄等。
4.物業(yè)服務(wù)信息
（1）物業(yè)服務(wù)合同：合同簽訂的時間、期限、服務(wù)內(nèi)容、收費標準、雙方權(quán)利義務(wù)等條款。
（2）繳費記錄：物業(yè)費、水電費、燃氣費、停車費等各類費用的繳費明細，包括繳費時間、金額、繳費方式、發(fā)票號碼等，以及欠費情況與催繳記錄。
（3）維修服務(wù)記錄：房屋及附屬設(shè)施設(shè)備的維修申請單、維修記錄，涵蓋維修時間、維修內(nèi)容、維修人員、維修費用、維修結(jié)果及業(yè)主反饋等信息。
（4）投訴建議記錄：業(yè)主提出的各類投訴與建議的詳細內(nèi)容、提交時間、處理部門、處理過程、處理結(jié)果、反饋時間及業(yè)主滿意度評價等。
（5）社區(qū)活動參與記錄：業(yè)主參與物業(yè)管理公司組織的社區(qū)文化活動、業(yè)主大會、業(yè)主委員會活動等的記錄，包括活動名稱、參與時間、參與角色、表現(xiàn)情況等信息。
三、檔案收集
1.收集渠道
（1）業(yè)主辦理入住手續(xù)時，由客服人員負責收集業(yè)主的基本信息、產(chǎn)權(quán)信息、交付信息等資料，并指導(dǎo)業(yè)主填寫相關(guān)表格。
（2）在日常物業(yè)管理服務(wù)過程中，各部門（客服部、工程部、財務(wù)部等）應(yīng)及時將與業(yè)主相關(guān)的服務(wù)信息、繳費信息、維修信息、投訴建議信息等資料報送至檔案管理部門。
（3）通過與房地產(chǎn)開發(fā)公司、政府房產(chǎn)管理部門、公用事業(yè)單位（水電燃氣公司等）等外部機構(gòu)的信息共享與溝通，獲取補充業(yè)主檔案所需的相關(guān)信息。
2.收集要求
（1）及時性：在相關(guān)信息產(chǎn)生或獲取后，應(yīng)盡快進行收集，確保信息的時效性。
（2）準確性：對收集的信息進行仔細核對，確保其真實、準確、完整，避免錯誤或遺漏信息進入檔案。
（3）規(guī)范性：按照規(guī)定的格式、內(nèi)容要求收集信息，確保信息的一致性與規(guī)范性，便于整理與歸檔。
四、檔案整理與歸檔
1.整理方法
（1）分類整理：按照業(yè)主檔案內(nèi)容的分類，將收集到的資料分別歸入相應(yīng)的類別，如基本信息類、產(chǎn)權(quán)信息類、交付信息類、物業(yè)服務(wù)類等。
（2）編號排序：為每個業(yè)主檔案賦予唯一的編號，編號規(guī)則應(yīng)簡單明了、易于識別與管理。一般可采用房號 + 流水號的方式進行編號。在同一類別內(nèi)，按照時間順序或重要程度對資料進行排序整理。
（3）裝訂成冊：將整理好的資料進行裝訂，裝訂時應(yīng)確保資料的整齊、牢固，防止資料散落或丟失。對于紙質(zhì)較薄或較小的資料，可采用粘貼、折疊等方式進行處理后再裝訂。
2.歸檔流程
（1）審核驗收：檔案管理人員對整理好的檔案資料進行審核驗收，檢查檔案資料是否齊全、分類是否正確、編號是否規(guī)范、裝訂是否牢固等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關(guān)人員進行整改。
（2）歸檔入庫：審核驗收合格的檔案，按照編號順序存入專用的檔案柜或檔案室。檔案存放應(yīng)遵循一定的規(guī)律，便于查找與管理。同時，建立檔案存放索引目錄，記錄檔案的編號、名稱、存放位置等信息。
五、檔案保管
1.保管環(huán)境
（1）檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防高溫、防強光等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。
（2）保持庫房內(nèi)的溫度、濕度適宜，一般溫度控制在 14℃ - 24℃之間，相對濕度控制在 45% - 60%之間。可配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，并定期進行監(jiān)測與記錄。
（3）庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃與消毒，防止有害生物滋生。
2.保管措施
（1）定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實體狀況（是否有損壞、霉變、褪色等情況）、檔案的完整性（是否有資料缺失）、檔案的安全性（保管設(shè)施設(shè)備是否正常運行）等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時采取相應(yīng)的修復(fù)、補充或處理措施。
（2）備份與復(fù)制：對于重要的檔案資料，應(yīng)定期進行備份與復(fù)制，防止因原件損壞或丟失而導(dǎo)致信息缺失。備份資料可采用電子存儲介質(zhì)（如光盤、移動硬盤等）或紙質(zhì)復(fù)印件的形式進行保存，并分別存放在不同的地點，以提高檔案信息的安全性與可靠性。
（3）安全防護：加強檔案庫房的安全管理，嚴格執(zhí)行門禁制度，限制無關(guān)人員進入庫房。安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房內(nèi)的情況進行實時監(jiān)控與記錄。同時，制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)的自然災(zāi)害、人為災(zāi)害等情況，確保檔案的安全。
六、檔案借閱與利用
1.借閱規(guī)定
（1）內(nèi)部員工借閱：物業(yè)管理處內(nèi)部員工因工作需要借閱業(yè)主檔案時，應(yīng)填寫《業(yè)主檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限、借閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，方可借閱。借閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行查閱，查閱時不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容，如需摘抄或復(fù)制，需經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。借閱期限一般不超過xx個工作日，如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。
（2）業(yè)主借閱：業(yè)主本人或其授權(quán)代理人因合法權(quán)益需要查閱或復(fù)制自己的業(yè)主檔案時，應(yīng)持本人有效身份證件或授權(quán)委托書到物業(yè)管理處申請借閱。檔案管理人員應(yīng)在核實身份后，協(xié)助業(yè)主查閱檔案。業(yè)主如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫《業(yè)主檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)物業(yè)管理處負責人批準后，由檔案管理人員負責復(fù)制，并注明復(fù)制份數(shù)和用途。
（3）外部單位或人員借閱：外部單位或人員因工作需要（如政府部門執(zhí)法檢查、司法機關(guān)辦案、審計機構(gòu)審計等）查閱業(yè)主檔案時，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)法律文書，并說明查閱目的、范圍和期限，經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理簽字批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱時不得將檔案帶出物業(yè)管理處，如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。
2.利用服務(wù)
（1）檔案管理人員應(yīng)根據(jù)物業(yè)管理工作的需要，主動為各部門提供檔案利用服務(wù)，如提供檔案信息查詢、統(tǒng)計分析、資料借閱等服務(wù)，為物業(yè)管理決策、服務(wù)質(zhì)量提升、費用收繳管理等工作提供有力支持。
（2）在利用檔案信息時，應(yīng)注意保護業(yè)主隱私和商業(yè)秘密，不得泄露與利用目的無關(guān)的檔案內(nèi)容。對于涉及敏感信息的檔案利用，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的`程序進行審批與操作，并做好相關(guān)記錄。
七、檔案更新與維護
1.信息更新
（1）當業(yè)主的個人信息、物業(yè)信息或服務(wù)信息發(fā)生變化時，如業(yè)主姓名變更、聯(lián)系方式改變、房屋買賣、裝修改造、繳費情況變化等，相關(guān)部門或業(yè)主本人應(yīng)及時通知檔案管理部門，并提供相關(guān)證明材料。
（2）檔案管理人員收到信息變更通知后，應(yīng)及時對業(yè)主檔案進行更新，確保檔案信息的準確性和及時性。更新時，應(yīng)在檔案中注明信息變更的時間、原因、內(nèi)容及提供證明材料的情況，并由檔案管理人員簽字確認。
2.檔案維護
（1）定期清理：每年應(yīng)對業(yè)主檔案進行一次全面的清理，清理內(nèi)容包括刪除過期或無用的資料、整理檔案資料的順序、修復(fù)損壞的檔案等，以保證檔案的整潔、規(guī)范與完整。
（2）信息化管理：建立業(yè)主檔案信息化管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案資料逐步轉(zhuǎn)化為電子文檔進行存儲與管理。通過信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)共享等功能，提高檔案管理的效率與水平。同時，應(yīng)定期對信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份與維護，確保電子檔案信息的安全。
八、檔案銷毀
1.銷毀條件
（1）對于超過保管期限且無保存價值的業(yè)主檔案，經(jīng)檔案管理部門鑒定后，可予以銷毀。保管期限可根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定及物業(yè)管理公司的實際情況確定，一般為業(yè)主房屋產(chǎn)權(quán)期限或物業(yè)管理服務(wù)合同期限屆滿后一定年限。
（2）在確定銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案中的信息已無任何利用價值，且不存在法律糾紛或潛在風險。
2.銷毀程序
（1）提出申請：檔案管理人員應(yīng)填寫《業(yè)主檔案銷毀申請表》，說明銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等信息，并經(jīng)物業(yè)管理公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究批準后，方可進行銷毀。
（2）組織銷毀：檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同在場。銷毀方式可采用粉碎、焚燒、化學處理等安全、環(huán)保的方式，確保檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息。
（3）備案存檔：檔案銷毀完成后，檔案管理人員應(yīng)將銷毀申請表、銷毀記錄等相關(guān)資料進行整理歸檔，永久保存，以備日后查閱與審計。
九、培訓(xùn)與考核
1.培訓(xùn)計劃
（1）物業(yè)管理公司應(yīng)定期組織檔案管理人員參加檔案管理知識培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法規(guī)政策、檔案管理基礎(chǔ)知識、檔案信息化建設(shè)、檔案安全保護等方面，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與專業(yè)素養(yǎng)。
（2）對物業(yè)管理處其他員工進行檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，使其了解業(yè)主檔案管理的重要性、基本流程與要求，增強員工的檔案意識與保密意識，促進各部門在檔案收集、整理、利用等環(huán)節(jié)的協(xié)作與配合。
2.考核機制
（1）建立檔案管理工作考核機制，對檔案管理人員的工作績效進行考核。考核內(nèi)容包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、借閱利用的合規(guī)性、更新維護的及時性等方面，考核結(jié)果與績效工資掛鉤，激勵檔案管理人員提高工作質(zhì)量與效率。
（2）對各部門在檔案管理工作中的配合情況進行考核，如部門是否及時報送檔案資料、報送資料的質(zhì)量是否符合要求等，考核結(jié)果納入部門年度績效考核體系，促進各部門重視檔案管理工作，積極履行檔案管理職責。
十、附則
1.本制度由物業(yè)管理公司負責解釋與修訂。在執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)制度存在不完善之處或與國家相關(guān)法律法規(guī)、政策相抵觸，應(yīng)及時進行修訂與完善，確保制度的合法性、有效性與適應(yīng)性。
2.本制度自發(fā)布之日起施行。原有業(yè)主檔案管理規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。
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