人員檔案管理制度通用
在我們平凡的日常里，很多情況下我們都會接觸到制度，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。到底應如何擬定制度呢？下面是小編收集整理的人員檔案管理制度通用，希望對大家有所幫助。
人員檔案管理制度通用1
一、目的
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1.6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的'清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、
遺失者依照公司檔案管理的規定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和非經同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
人員檔案管理制度通用2
物業工程設施檔案和物業技術人員管理制度
1)管理好物業工程設施時關系到物業是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業管理人員必須發掘設備潛能，做到物盡其用，充分發揮設備的使用價值。
2)物業工程設施須實行檔案管理制度，對設備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊，以便查考，為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業工程管理部建檔管理：
a)設備系統的`資料，如竣工圖、構造圖等。
b)設備系統原始發票、收據、用戶手冊以及售后服務卡等。
c)設備系統中重點部位的拍照資料及相關注釋。
3)建立設備管理考核制度，獎賞分明，調動員工工作積極性。
a)建立設備管理考核、督察制度。
b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質量管理體系：
a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設備維修制度。
d)嚴格各項管理制度，做到責任到崗、任務到人、用科學化的管理提高設備管理水平。
5)對于住宅小區物業工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。
a)三好：即是設施要用好、修好、管理好。
b)四會：即是對設施使用、會保養、會檢查、會排除故障。
c)五定：即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時，做到定點、定人、定崗、定時和定責。
6)住宅小區工程設施在設備管理上，必須堅持安全第一，降低耗能。
a)遵循“安全、經濟、;合理、實用”的原則。
b)盡可能采用節能、經濟適用且品質優良的材料，修舊利新。
c)培養管理隊伍的創新精神，維護業主的權益。
d)設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開展工作，做好必要的防護工作。住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行，包括用戶使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識，防止意外發生，做好宣傳工作。
7)提高物業管理服務質量。
a)堅持“物業管理服務第一”的意思，培養職業道德和責任心。
b)保證配套設施崗位上有專業操作人員，做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作，對設備進行現場操作，知道相關人員，使員工能夠適應崗位要求。
人員檔案管理制度通用3
一、社會化管理服務工作體系健全，有負責企業退休人員社會化管理服務的工作人員。
二、凡在本轄區居住的'。退休人員全部納入社區管理服務。
三、管理制度落實
1、信息管理：建立健全退休人員基本信息庫。做到所掌握的退休人員基本信息完整準確，查詢便捷，實施計算機動態管理。
2、業務管理：退休人員接轉、協助社會保險待遇資格認證、待遇申領，走訪慰問、接待來訪、組織活動等各項業務工作操作規程規范，執行效果良好。
3、人員管理：工作人員崗位職責明確，考核辦法健全。
四、社會化管理服務內容豐富和完善
1、為轄區內退休人員發放社會化管理服務聯系卡。
2、退休人員自管組織健全、作用顯著，自管組織工作人員日常管理和考核制度規范。
3、協助為企業退休人員中的黨員接轉組織關系，并組織他們參加社區黨組織活動。
4、退休人員活動場所建設成效顯著。建立退休人員活動場所。
5、退休人員精神文化生活豐富，體育健身活動普及。積極組織退休人員參加社區組織的政治、文體、健身等活動，每年至少舉辦兩次政治時事學習、一次文藝會演和一次適合退休人員的體育健身比賽等活動。
6、建立企業退休人員健康檔案，組織醫療服務機構為退休人員提供日常醫療服務和健康保健咨詢服務。
7、開展幫困互助保障活動，對鰥、寡、孤、獨、傷病和其他特殊困難的退休人員進行幫困救助。
人員檔案管理制度通用4
為加強檔案管理工作，提高檔案工作質量，更好地為單位工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》及有關檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實際，制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領導工作決策和各項工作服務，特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。
2、本局領導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據為已有。
3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關規定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財務人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務人員保存一年后，移交檔案管理人員。
7、電子文件實行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質文件的規定定期完成。
8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記；把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。
9、歸檔電子文件的著錄應符合國家檔案著錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發現問題及時補救。
10、各科室一般應及時將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執一份。
11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。
12、隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案應進行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。
二、檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內。
2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。
3、庫房內要保持適應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。
4、庫房內經常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內嚴禁吸煙，確保庫房安全。
5、庫房內檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內存放個人物品或堆放雜物。
6、要定期進行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質的檔案要及時進行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。
7、電子檔案應配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。
8、檔案管理員調動工作時，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。
三、檔案查閱利用制度
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續，填寫"借閱登記表"。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經黨組主要負責人批準。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經分管領導審批后，予以查閱。
3、查閱檔案，只限于在指定場所進行，未經批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
5、查閱檔案和需復印（部分或全部）檔案材料的，應在利用效果登記表上注明，并經登記。
6、數字檔案查詢一般通過網上進行，查閱者通過網上檔案查詢系統查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權限從網上發往借閱者。借閱者一周內須將網上查閱的電子文件發回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質檔案。
7、要愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發現有上述情況者，按《檔案法》規定進行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進行登記，以更好地為社會主義現代化建設服務。
四、檔案保密制度
1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。
2、定有密級文件、資料，統一由專人收拆登記，發送時不得以普通郵件寄發。
3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經分管領導批準。
4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。
5、對定有密級的文件、資料，未經密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的.工作筆記本，調離工作時收回注銷。
6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經領導批準。
7、不歸檔的秘密及內部（重復或多印）文件、資料，均應登記造冊，經主管領導批準，按規定統一銷毀，不準擅自處理和當廢紙出售。
8、數字檔案要求配備專門工作人員負責計算機系統的管理工作，設置計算機操作系統用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。
9、保密的電子檔案數據信息不得直接或間接與互聯網或其他公共信息網絡連接，必須實行物理隔離。
10、對已存儲的電子檔案數據進行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數據檔案的計算機送維修時，應將有關數據的內容清空、刪除或將硬盤摘除，并做計算機修理登記。
11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數據錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內容。
12、定期組織或結合安全保衛工作，進行保密教育和保密檢查。
五、檔案鑒定和銷毀
為了全面地考察室藏檔案的價值，確保室藏檔案的質量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發展的觀點，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價值，不得帶有隨意性。
2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統一組織和安排下進行，邀請被鑒定的單位有關人員參加，根據檔案的保管價值，對保管期限滿的檔案材料及時地開展鑒定工作。
3、經鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經登記造冊，不得擅自銷毀檔案。
4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。
5、銷毀檔案時，要有兩人以上監銷，監銷人員在銷毀前應認真清點核對，在銷毀清冊上簽章，并將銷毀情況報告鑒定小組，銷毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。
6、嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數字檔案。
六、檔案管理員工作職責
1、熱愛本職工作，刻苦鉆研業務，努力提高工作效率，為本單位的兩個文明建設服務。
2、加強與各級、各部門的聯系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時歸檔。
3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發生。
4、要妥善保管好數字檔案室系統登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺做好檔案數據的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。
5、積極開展檔案利用，及時、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領導決策服務。
6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。
7、切實做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無丟失、無霉變、無差錯。
人員檔案管理制度通用5
1、辦公室負責本單位職工的職業健康檢查和職業病診療管理工作。制定職業健康監護計劃并依法組織對勞動者進行上崗前、在崗期間、離崗時和應急性職業健康檢查，建立勞動者健康監護檔案，并妥善保存。
2、必須嚴格按照《職業健康監護管理辦法》（中華人民共和國國衛生部第23號令）的規定的周期和范圍，對作業場所有害作業職工進行健康體檢。
2.2必須對可能接觸職業病危害因素的勞動者（包括民工）進行上崗前體檢，并將體檢結果建檔保存。
2.3根據職業病危害因素的種類對在崗職工進行不定期健康體檢，并將體檢結果建檔保存。
2.4工人因各種原因脫離原有害作業時必須進行離崗時健康體檢，并將體檢結果建檔保存。
3、健康檢查中發現有與從事的職業有關的健康損害的勞動者及職業禁忌癥者，要根據不同的情況及時處理。
3.1對上崗前健康檢查發現有與從事的職業有關的'健康損害的勞動者及職業禁忌癥患者時，不得因任何原因，安排其從事所禁忌的勞動。
3.2在崗期間定期健康體檢發現有與從事的職業有關的健康損害的勞動者及職業禁忌癥患者時，要及時調離原工作崗位。
3.3要對與從事的職業有關的健康損害的勞動者，每年至少進行一次健康檢查。
4、健康檢查結果表要實施告知和保密制度。
4.1健康檢查結果要及時，如實地告知被檢查者本人。
4.2健康檢查結果要實施保密制度，不可將本人的檢查情況隨意泄漏給其他人員。
5、健康檢查和職業病損害診療費用應列入職業衛生專項經費中，納入單位或項目成本中，實施專款專用。
5.1健康檢查和職業病損害診療費用由辦公室每年制定費用計劃。報單位領導審批后，列入本單位年度經費預算中，實施�？顚Ｓ�。不得擅自挪用。
5.2不得無故拖延、克扣、拒付有害作業人員（包括民工）進行職業健康檢查和職業病損害診療的相關費用。
6、職工健康監護檔案必須指定科室和專人妥善保管。
6.1健康監護檔案為永久性保存的資料，要妥善保管，防止丟失。
6.2職工健康監護檔案不得隨意外傳。
6.3職工本人有借閱、復印其本人健康檔案的權利，單位領導和檔案保管人不得拒絕職工借閱、復印其本人檔案。
人員檔案管理制度通用6
一、我系所有學生素拓檔案均由系團總支素拓部管理，只有素拓部學生干部以及各班素拓認證小組才可使用，其他無關人員不得隨意翻看及借閱。若確實有需要，需翻看或借閱，須經系領導同意。
二、各班素拓小組在借閱素拓檔案時必須經得素拓部負責人同意，并在相應的記錄本上做好記錄后方可使用，否則一律不得使用。
三、如在翻看或借閱檔案的過程中出現損壞、遺失等問題，系素拓部將追究相關人員的過失，并從重處罰。
四、各班素拓認證小組在系素拓部的'統一部署下，每隔一定時間歸一次檔，歸檔時間由素拓部決定。
五、各級各部門在進行素拓檔案填時，必須堅持公平、公正、公開的原則，仔細、認真完成本項工作，凡出現徇私舞弊及出現重大失誤者，一律嚴肅處理。
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